Die beste Anfrage beantwortet drei Fragen, bevor jemand danach suchen muss: Wer seid ihr? Warum schreibt ihr genau diesen Club an? Für welchen Termin oder Zeitraum fragt ihr an? Alles Weitere gehört in einen sauber aufgebauten EPK-Link.
Der Aufbau in sechs kurzen Teilen
- 01
Betreff
Bandname, musikalische Einordnung und Zeitraum statt einer allgemeinen Booking-Anfrage.
- 02
Persönliche Anrede
Nutze den öffentlich genannten Booking-Kontakt. Wenn keiner angegeben ist, bleib freundlich und neutral.
- 03
Venue-Bezug
Ein ehrlicher Satz reicht: passende Konzertreihe, ähnliche Acts oder nachvollziehbarer regionaler Bezug.
- 04
Live-Beleg
Verlinke direkt auf einen aktuellen Song oder ein Live-Video. Zwinge niemanden, erst durch mehrere Profile zu klicken.
- 05
Konkrete Anfrage
Nenne ein Datum, zwei Alternativen oder ein begrenztes Zeitfenster und erkläre knapp den Tourzusammenhang.
- 06
Leichter nächster Schritt
Beende die Mail mit einer klaren Frage, zum Beispiel ob der Zeitraum grundsätzlich ins Programm passt.
Booking-Mail-Vorlage
Die Vorlage ist ein Gerüst. Ersetze nicht nur die Klammern, sondern passe den Venue-Bezug und die musikalische Einordnung wirklich an.
Betreff: [Bandname] · [Genre/Referenz] · Anfrage für [Zeitraum] Hallo [Name], wir sind [Bandname] aus [Ort] und planen für [Zeitraum] Shows in [Region]. Euer [konkreter Abend / euer Programm / eine passende Band] ist uns aufgefallen, weil [ehrlicher, kurzer Venue-Bezug]. Musikalisch bewegen wir uns zwischen [zwei verständliche Referenzen]. Hier ist ein aktueller Live-Eindruck: [direkter Link] Für [konkretes Datum oder Zeitfenster] suchen wir einen passenden Termin. Unser kompaktes EPK mit Musik, Fotos und Tech-Infos: [EPK-Link] Passt das grundsätzlich in euer Programm? Dann sende ich gern die Details. Viele Grüße [Name, Rolle, Telefon optional]
Checkliste vor dem Absenden
- eine echte Ansprechperson, wenn sie öffentlich auffindbar ist
- ein nachvollziehbarer Bezug zum Programm der Venue
- ein konkretes Datum oder realistisches Zeitfenster
- ein direkter, aktueller Live-Link
- ein kompakter EPK-Link statt vieler großer Anhänge
- eine Frage, die sich leicht beantworten lässt
Wann solltest du nachfassen?
Wenn die Venue keine eigene Frist nennt, ist ein freundliches Follow-up nach etwa sieben bis zehn Werktagen ein praktikabler Ausgangspunkt. Bei sehr langfristiger Programmplanung kann mehr Abstand sinnvoll sein. Antworte im bestehenden E-Mail-Thread, bleib kurz und ergänze nur dann neue Informationen, wenn sie wirklich relevant sind.
Kurzes Follow-up
„Hallo [Name], ich wollte unsere Anfrage für [Zeitraum] kurz nach oben holen. Ist das grundsätzlich ein Thema für euer Programm? Falls der Zeitraum schon voll ist, hilft uns auch ein kurzes Nein bei der weiteren Planung. Viele Grüße, [Name]“
Datum direkt berechnen: der kostenlose Booking-Follow-up-Planer überspringt Wochenenden und setzt zusätzlich einen klaren Abschluss-Checkpoint.
Häufige Fehler
- lange Bandbiografien, bevor klar ist, worum es geht
- große Anhänge oder mehrere unbeschriftete Links
- generische Komplimente ohne Bezug zum tatsächlichen Programm
- kein Datum, kein Zeitfenster und kein Tourzusammenhang
- tägliches Nachfassen oder Druck nach einer Absage
- sichtbare Serienmail mit fremden Venue-Namen oder offenen Empfängerlisten
Nächster Schritt: Prüfe mit der EPK-Checkliste, ob die verlinkten Materialien deine Anfrage schnell belegen.